LATAR BELAKANG MASALAH Sebagaimana diamanatkan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah yang kemudian dipertegas dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor. 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah, bahwa Sekretariat DPRD adalah “ perangkat daerah ” yang merupakan unsur pelayanan administrasi terhadap DPRD, yang meliputi penyelenggaraan kesekretariatan DPRD, penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, serta penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD. Sekretariat Dewan merupakan sebuah organisasi yang besar dan kompleks yang tidak memungkinkan para anggota dewan bekerja sendirian. Keberadaan organisasi Sekretariat Dewan adalah merupakan bagian Integral dari pemerintah yang keberadaannya merupakan bagian yang tidak terpisahkan apabila membicarakan kinerja DPRD. Karena dibagian Sekretariat dewan inilah, kebanyakan formulasi dan evaluasi maupun implementasi dari fungsi dan keberaadaan dewan tersebut dilaksanakan dan dikerjakan, atau dalam bahasa yang sederhana “dapur” kerja Dewan itu ada di Sekretariat Dewan dengan beberapa bagian yang merupakan alat kelengkapan organisasi. Melihat kedudukan, tugas dan fungsi sekretariat DPRD tersebut maka dapatlah dikatakan bahwa Sekretariat DPRD mempunyai peranan yang sangat penting dan turut menentukan efektifitas pelaksanaan fungsi DPRD. Artinya bahwa efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat DPRD dapat menentukan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. Oleh karena itu, untuk mewujudkan atau meningkatkan efektifitas DPRD maka sekretariat DPRD harus dapat berperan maksimal sesuai tugas dan fungsinya. Sekretariat DPRD dapat dikatakan memiliki peran utama sebagai suporting data terhadap pelayanan tugas dan fungsi dewan. Sehingga memerlukan sumberdaya manusia yang kompeten dan jumlahnya seimbang dengan intensitas kinerja DPRD terutama dalam memberikan pelayanan administratif dalam setiap rapat-rapat yang dilakukan DPRD. Dalam struktur organisasi di Sekretariat DPRD fungsi yang bersentuhan secara langsung dengan Tugas dan Fungsi DPRD serta sangat dominan dalam mendukung pelayanan administratif dalam setiap rapat-rapat DPRD dilakukan oleh Sub Bagian Rapat dan Notulen yang memiliki tugas dari proses perencanaan kegiatan rapat-rapat DPRD, persiapan data rapat-rapat DPRD, pelaporan hasil rapat serta pendokumentasian hasil rapat (Notulen). Namun realitas yang dihadapi dilapangan menuntut peran dan kinerja efektif dan efisien terutama dalam memberikan pelayanan administratif dalam pencatatan atau menyajikan laporan rapat –rapat DPRD seringkali terkendala data yang dicatat tidak dapat dijabarkan dengan baik karena sulitnya mencatat pembicaraan DPRD yang tupang tindih dalam diskusi, kemudian dalam memenage dokumen hasil rapat yang tidak tersusun dengan rapi serta kemampuan notulensi rapat dalam mentranskip pembicaraan memerlukan waktu yang lama, sehingga perlu mekanisme yang terukur atau terobosan inovasi dalam menyajikan hasil rapat agar dokumen yang dihasilkan tidak kehilangan ruh otentisitas. DESKREPSI AKSI PERUBAHAN Sekretariat DPRD Kendal kedepan diharapkan dapat menciptakan inovasi terutama dalam hal pengembangan dalam memberikan pelayanan terhadap tugas dan fungsi DPRD terutama dalam pelayanan administrasi. Perlunya cara efektif dalam memberikan pelayanan administrasi terutama dalam menyajikan atau melaporkan hasil rapat-rapat dewan. Dengan intensitas kegiatan rapat-rapat dewan yang sangat tinggi baik didalam maupun diluar memerlukan SDM yang cukup untuk mendukung dalam menyajikan atau melaporkan hasil rapat atau dalam bentuk Notulen rapat yang terdeskrepsi secara sistematis dan dapat dipertanggungjawabkan hasil atau redaksinya. Sehingga perlu disusun sistem aplikasi yang dapat mencatat secara outomatis setiap pembicaraan dalam rapat-rapat sehingga dapat terdokumentasi dengan baik. Sistem ini dapat disebut dengan E-Notulen yang merupakan suatu sistem yang dapat memanajemen transkripsi dari suatu rapat-rapat atau pembicaraan secara real-time. Sistem ini dapat membantu dalam merencanakan, mengelola dan mendokumentasikan dokumen transkripsi rapat-rapat DPRD secara digital. Sistem E-Notulen ini diharapkan dapat membantu notulensi rapat dalam melaporkan hasil rapat yang tadinya dikerjakan secara manual menjadi lebih tersistematis.Aplikasi ini di dapat membantu dalam pengurangan penggunaan kertas dan lebih efektif dan efisien dalam meminimalisir waktu penyusunan laporan rapat sehingga lebih cepat dan diharapkan dalam penyajian hasil memiliki kualitas yang lebih runtut dan baik. Penerapan teknologi dan informasi dalam penyajian Notulen rapat dapat mendukung inovasi yang smart dan green terutama apabila dilihat dari sudut efisiensi waktu dalam melaporkan hasil rapat serta efektifitas pemanfaatan kertas kerja dengan format yang telah tertata.